RPA事例紹介〜自動車希望ナンバー申請ロボット〜

RPAコラムRPA-COLUMN

RPA事例紹介〜自動車希望ナンバー申請ロボット〜

多岐にわたる行政書士の取扱業務の中でも、

「自動車希望ナンバー申請」は、

短期かつ小規模な業務の一つではないでしょうか。

1件1件だと比較的負担の軽い申請作業ですが、

まとまった件数をディーラー様より受任することもあり、

単純なWEB申請をひたすら続けていると、

ストレスも積み上がってしまいますよね。

しかも、小規模な申請業務であるがゆえに、

引き受ける単価も安く、その意味でも、

できる限り手間なくサッと終わらせたい業務でもあります。

実は、こうした単純・繰り返し・低単価の業務こそ、

RPAとの相性が非常に良い分野なのです！

今回は、この「自動車希望ナンバー申請」業務に

どのようにRPAを活用するのか、

その自動化行程やメリットについて、

実際のRPA動画も交えながらご紹介したいと思います。

目次

◆自動化前の作業概要
 ◆RPAによる自動化後の作業概要
　　ー自動化行程①）必要な情報の参照元となるデータを準備する。
　　ー自動化行程②）RPAで1つ目のシナリオを組む。-希望ナンバー申請ロボット-
　　ー自動化行程③）RPAで2つ目のシナリオを組む。-メール確認＆期限管理ロボット-
　　ー自動化行程④）管理用Excelファイルをチェックする。
◆RPA導入の効果やメリット
 ◆まとめ

◆自動化前の作業概要

「自動車希望ナンバー申請」の依頼を受けた場合、

以下のような流れが一般的かと存じます。

①お客様（ディーラーなど）から案件を受注。申請する希望ナンバーや自動車の情報を受け取る。
②その内容をもとに、「希望番号申込サービス」のサイトから希望ナンバーの申請を行う。
③１件ごとに登録料金を支払う。
④支払い後に届く「入金確認メール」をチェックし、「交付可能期間」など必要な情報を確認する。
⑤お客様に報告を行う。

中でも、②のWEB申請は、

プルダウンメニュー等より該当する選択肢をただ選んでいくだけの

非常に単純な作業です。

また④については、

随時送られてくる入金確認メールを、定期的にチェックする必要があります。

◆RPAによる自動化後の作業概要

では、この「自動車希望ナンバー申請」業務に、

どのようにRPAを活用していくのでしょうか。

この流れの中で、RPAを活用するのは、

・②の申請作業

・④のメール確認＆期限管理

の２行程です。

それぞれ別々のシナリオを組んで自動化を進めます。

（つまり、作成するロボットは2つとなります。）

では、順を追ってRPAによる自動化の行程を見ていきましょう！

まず、希望ナンバーの申請作業からです。

◆自動化行程１）必要な情報の参照元となるデータを準備する。

RPAが作業をする際には、

必要な情報の参照元となるデータが必要となります。（通常はExcelファイル）

この業務を受注する場合、そもそもお客様（ディーラーなど）から

Excelファイル等で情報を受け取るケースも多いのではないでしょうか。

それであれば、そのファイルをそのまま使うことも可能です。

もし手書き等で受け取る場合は、

Excelファイルに一覧として整えましょう。

◆自動化行程２）RPAで１つ目のシナリオを組む。−希望ナンバー申請ロボット−

参照元のExcelファイルの準備ができたならば、

いよいよRPAで指示（シナリオ）を組んでいきます。

ザックリご紹介すると、以下のようなシナリオです。

———————-

①「希望番号申込サービス」のサイトを開く

②使用地域や車種・用途など、画面上の選択項目について

　参照元ファイルに沿って選択をし、次ページに進む。

③希望ナンバーを入力し、次ページでは支払方法を選択して進む。

④申請が成功すると受付番号が表示されるので、管理用Excelファイルに転記する。

　不備等で申請失敗の場合は、その旨もファイルに記載する。

———————-

では、上記シナリオでRPAが実際どのような動きをするのか、

稼働の様子を動画でご用意いたしました。

ご覧ください。

これで、希望ナンバーの申請作業は完了です。

続いて、登録料金の支払いが必要となります。

こちらは振込など人手で行う行程です。

支払いが完了しましたら、

「入金確認メール」のチェックに移りますが、

そこはRPAで自動化が可能ですので、2つ目のシナリオを組みましょう。

◆自動化行程３）RPAで２つ目のシナリオを組む。−メール確認＆期限管理ロボット−

RPAロボットは、指示されたタイミングで

繰り返しメールをチェックすることも可能です。

ここでは、以下のようなシナリオを組みます。

———————-

①定期的なタイミングで、メールソフトの受信箱を開く。
（平日毎朝8:00など、都合の良いタイミングを指定）

②「入金確認メール」が届いているかをチェック。

③「入金確認メール」が届いていた場合は、

　メール内に記載されている「交付可能期間」を管理用Excelに転記する。

———————-

上記のようなシナリオがあれば、

指示通りのタイミングで、抜けることなく自動的に

ロボットがメールをチェックしてくれる、というわけです。

◆自動化行程４）管理用Excelファイルをチェックする

２つのRPAロボットによって入力された管理用Excelファイルを

最終的に人がチェックします。

その中で、申請が失敗しているケースについては、

情報の不備などを確認し、正しい情報に直して再申請するなど、

人手で対応しましょう！

自動化の行程としては以上です。

一旦このシナリオを組んでおけば、

また次回、自動車希望ナンバー申請の依頼を受けても、

参照元となるExcelファイルさえ新たに準備できれば

申請やメールチェックをRPAにお任せできますよね。

◆RPA導入の効果やメリット

では、RPAの導入により、どのような効果やメリットがあるのか、

Before（導入前）→After（導入後）で整理をしてみます。

＜＜Before＞＞

「自動車希望ナンバー申請」業務において、主な課題となる点がこちらです。

課題① 単純な情報の転記（WEBサイト上での選択）を何度も繰り返さねばならない。

課題② 入力ミスは禁物だが、特に量が多いとミスも起こり得る。

課題③ 定期的なメールチェックが手間になる（アポイントとの兼ね合いや多忙な時期など）。

課題④ 単価が低いが、意外に細かな対応が必要で、コストパフォーマンスが悪い。

＜＜After＞＞

続いて、RPA導入後の主なメリットをまとめると以下の通りです。

メリット① 単純な転記作業から解放される。

メリット② ミスを防げる。

メリット③ メールチェックを抜け漏れなく定期的に実行できる。

メリット④ 人手で行うのは、お客様とのやりとりや振込、最終チェック、不備対応のみとなり、単価に見合う労力で済む

メリット⑤ 削減できた時間を付加価値の高い業務に使うことができる

いかがでしょうか。

導入前の課題をしっかりクリアしていますよね！

こうしたRPA導入によるメリットについて、

詳しくはこちらの記事もご参照ください。

『RPA導入の5大メリット　〜書類作成業務をRPAで改善！〜』