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RPA事例紹介 〜CCUS技能者登録ロボット【番外編/AI-OCR】〜
前回・前々回のコラムにて、
CCUS技能者登録をRPAで自動化する方法について
実際のロボット稼働動画も交えながら解説をしてまいりました。
RPA事例紹介 〜CCUS技能者登録ロボット【前編】〜
RPA事例紹介 〜CCUS技能者登録ロボット【後編】〜
本日は、そちらの番外編！
CCUS技能者登録の自動化行程に「AI-OCR」を活用し、
更に効率化する方法をご紹介します！
目次
◆そもそもAI-OCRとは？
◆どこにAI-OCRを活用する？
◆AI-OCRの活用法
- 必要情報の記入用紙を準備する
- AI-OCRで読み込み＆データ化
◆AI-OCRの効果
- 時間とストレスが削減される
- 専門知識のないスタッフにも任せられる
◆まとめ
そもそもAI-OCRとは？
まず、そもそもAI-OCRとは何か、簡単におさらいしましょう。
AI-OCRをご存知の方は、この章は飛ばしてくださいね！
AI-OCRとは、紙媒体に印刷or手書きされた文字を
スキャナ等で読み取り、電子データ化する技術のことです。
従来のOCRは、
決まったフォーマットに書かれた文字のみを読み取る技術でしたが、
AI-OCRは、レシートや請求書や申請書など形式問わず対応でき、
しかも、その読み取りデータをAIが学習することで、
以後の読み取り精度を更に上げていけるという特徴があります。
つまり、これまで人が紙ベースの資料を見て認識し、
手作業でデータ入力していた行程を代わってくれる存在なのです。
どこにAI-OCRを活用する？
では、CCUS技能者登録の自動化行程の中で、
どこに「AI-OCR」を活用するのでしょうか。
前回のコラムでご紹介した通り、
自動化の流れは、大まかに以下の通りです。
１ 必要な情報の参照元となるデータ（Excelファイル）を準備する
２ 各種添付書類を登録者ごとのフォルダの中に集めておく
３ RPAが１・２のデータを自動で参照し、CCUSの登録を進めるシナリオを組み、実行する
４ RPAロボットが入力したものを人の目でチェックし、登録申請する
この行程の中で、「AI-OCR」を活用するのは、
「１ 必要な情報の参照元となるデータ（Excelファイル）を準備する」
この部分になります。
もし、業者から必要情報を受け取る時点で、
あらかじめExcelなどの電子データで受け取れるならば、
それに越したことはないのですが、
現実的にそれはなかなか難しいですよね。
おそらく、紙ベースで様々な資料を受け取られるかと思います。
よって、RPA自動化の前準備として、
業者から受け取った紙資料の情報を、
一旦、以下のようなExcelファイルに整理して入力しておきましょう、
ということを前回お伝えしました。
しかし、対象者がたった数名ならまだしも、
数多くの登録者がいる場合、
このようなExcelファイルに情報を手入力する作業も手間ですよね。
そこでAI-OCRの出番です！
AI-OCRの活用法
AI-OCRを活用するには、以下のような手順を踏んでいきます。
１ 必要情報の記入用紙を準備する
２ 業者を通じて登録者に用紙配布＆回収
３ AI-OCRで読み込み＆データ化
では、1と３について、もう少し詳しく解説していきましょう。
１）必要情報の記入用紙を準備する。
読み取りの精度を上げるためにも、
記入用紙は、行政書士側が準備するとスムーズです。
後にAI-OCRで読み取ることを前提としていますので、
記入欄には様々な工夫が必要となります。
例えば、単に「住所」という項目名で、
自由記入の四角い枠を作るのではなく、
・郵便番号
・住所
と項目を分け、
更に、郵便番号は数字1つ1つに枠を設けるなど、工夫を施します。
必要なら、都道府県・市区町村・その他の住所と
分けて記入させる方法もあります。
また、生年月日なども、
西暦や和暦にバラ付きが生まれぬよう「西暦」と指定を付けたり、
資格名についても、「資格コード」の欄を設けたりするなど、
より正確な読み取りにつながるよう気を配ってください。
また、AI-OCRは、予め指定された枠内から読み取りますので、
記入者が枠からはみ出さないよう、
ゆとりある枠の大きさで作成することをオススメします。
＜＜ 記入用紙例 ＞＞
このような記入用紙を準備できたら、
「２ 業者を通じて登録者に用紙配布＆回収」
のステップを済ませましょう。
３）AI-OCRで読み込み＆データ化
次は、集まった記入用紙をいよいよAI-OCRで読み込む段階です。
以下のような流れをたどります。
————–
記入用紙をスキャナで読み込み画像データにする
↓
その画像データをAI-OCRにアップロード
↓
AI-OCRが処理をし、テキストデータに変更
↓
読み取りに間違いがないか人の目で確認・修正
↓
テキストデータをcsvなどでダウンロード
————–
では、実際にどのように処理されるのか、
AI-OCRを使った変換の様子を
こちらの動画でご覧ください。
いかがでしょうか。
このように、AI-OCRを使うと、
手書きの文字が、高い精度でテキストデータに変わっているのが
おわかりいただけるかと思います。
また、動画内にもありましたように、
もしAI-OCRの読み取りに間違いがあった場合は、
手動で訂正も可能です。
このようにAI-OCRを活用することで、
登録に必要な情報がまとまったファイルを
少ない手間で作成することができ、
RPAとスムーズに連携することができるのです。
３AI-OCRの効果
では、あらためてAI-OCRの効果を整理してみます。
◆時間とストレスが削減される
紙の用紙を見ながらExcelに情報を1つ1つ手入力していく場合、
登録情報の内容にもよりますが、
1件あたり10分前後はかかるでしょう。
一方、AI-OCRを活用して、スキャン＆チェックをする場合、
1件あたり1〜2分程度で済みます。
件数が重なれば、更に大きな削減ですよね！
単純入力の繰り返しによるストレスも軽減できます。
◆専門知識のないスタッフにも任せられる
・用紙をスキャナで読み込む
・画像をアップロードする
・用紙と読み取りデータに間違いがないか見比べる
これらの作業は、行政書士の専門知識がなくとも対応可能です。
また、この後のCCUS登録作業もRPAが行うとすれば、
専門知識のある貴重なマンパワーは、
最終チェックの段階のみで済みます。
仮に、臨時でアルバイトを雇う場合でも、
専門知識不要であれば、間口が非常に広がりますし、
人件費も抑えられます。
また、従来のパートアルバイトスタッフに依頼する場合でも、
作業が明快で、安心して任せることができ、
専門知識のあるスタッフは、別業務に集中することが可能です。
このように、スキルによって安心して分業ができるのも、
テクノロジー活用の魅力だと言えるでしょう。
まとめ
以上、ここまで、
CCUS技能者登録の自動化行程に「AI-OCR」を活用し、
更に効率化する方法やそのメリットをお伝えしてきました。
いかがでしたでしょうか。
一気にAI-OCRもRPAも取り入れようと思うと、
大きなハードルがあるように感じられるかもしれませんが、
AI-OCRもRPAも、
実は非常にシンプルで、専門知識不要のシステムです。
特に今回のケースのように使用目的が明確な場合、
導入に取り掛かりやすく、効果も見えやすいため、
スタートしてはむしろ最適かと存じます。
もちろん、どちらか一方からスタートし、
徐々に活用を広げても構いません。
CCUS技能者登録に着手されている（されたい）事務所様は、
ぜひテクノロジー活用をご検討くださいませ。
◆コラムでご紹介したRPAロボットをダウンロード！
なお、弊社RPA「EzRobot」は、
サポート費用など完全無料、月額費用のみでご利用いただけます。
また、一連のコラムでご紹介したCCUS登録のRPAシナリオを
会員サイトからダウンロードすることも可能ですので、
RPAによる自動化にご興味をお持ちの方は、
ぜひお気軽にお問合せください。
また、読み取りたい帳票や読取枚数によって、
適切なAI-OCRは異なります。 RPAと連結することを前提に、
最適なAI-OCRを選定するサポートもさせていただいております。
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