RPAコラムRPA-COLUMN
書類作成業務、4つの課題 〜こんなお悩みありませんか？〜
「街の法律家」として、人々と行政とのパイプ役になる行政書士。
様々な業務の中でも、「書類作成業務」は大きな比重を占める業務かと思います。
本日は、そんな「書類作成業務」によくある課題・ストレスを
大きく4点にまとめてみました。
実は、これらの課題は、RPAを活用することで大幅に改善することができます。
まずは、4点にお心当たりがないか、ぜひご確認ください！
課題① 同じ項目を違う書類に何度も転記する必要がある
住所、氏名・法人名などをはじめ、
同じ項目を複数の書類に何度も転記する場面が日常的に多くあります。
例えば、法人設立の際の「役員・発起人の氏名や住所を人数分転記する作業」は、
ただでさえ複数名の入力で手を取られるのに、
更にそれが複数回あるため、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。
このように、単純な繰り返し作業は人にストレス負荷を与えるものです。
いくらコピー＆ペーストでの簡単な作業といえども、
積み重なればその負担は大きくなります。
課題② 抜け・漏れ・ミスがあってはならない
どんな場面であれミスは困るものですが、
行政書士が扱う書類は、
・官公署へ提出する書類
・権利義務や事実証明に関する書類
など、間違いの許されない書類ですので、
作成にあたって非常に神経を使います。
しかし、どんなに気をつけていても、
チェックの段階でミスが発覚することもあり、
二重三重でのチェックをする事務所も多いものです。
課題③ ある程度まとまった時間が必要となる
作成する書類にもよりますが、「書類作成業務」は、
単純作業でやり方の決まった業務にもかかわらず、
慣れたスタッフであっても
一連の作成に30分前後かかるケースも多いのではないでしょうか。
更に、ミス防止のためのチェック時間もそこに加わります。
PCで作成した書類を一旦印刷して紙でチェックをするという事務所も多く、
時間や手間がかかる上、その紙の処理にも気を使うものです。
そして、こうした案件が複数重なると、
あっという間に1日が終わってしまうこともあります。
課題④ 専門性の高いスタッフと一般のスタッフとの間で書類の精度や所要時間に差ができる
業務に慣れていて専門性の高いスタッフがやる方が、
早く正確な書類が作成できますが、
新人など不慣れなスタッフがやる場合、
時間がかかり、且つ、ミスが起こる確率も高くなります。
しかし、担当してもらわないことには
経験値も上がらない、というジレンマが生まれます。
また、慣れたスタッフが退職する場合、引継ぎも多岐にわたり、
その退職の前後で質やスピードに急な差が生じる懸念もあります。
こうした状況から、事務所の代表自身が
書類作成を多く抱えているケースも珍しくありません。
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以上、4点ご覧いただいていかがでしょうか。
おそらく多くの事務所様に当てはまる課題ではないかと存じます。
これまでは、こうした課題を
「当然のこと」「考えても仕方のないこと」として
ただ淡々と受け入れて業務に当たってきたところもありました。
しかし、これからの時代は違います。
コロナ禍による後押しも受けて、
今社会は急速にデジタル化が進んでおり、
RPAをはじめとする各種テクノロジーが実際の戦力となり、
多くの課題を改善している状況です。
行政書士業界においても、その活用は十分可能ですし、
本日お伝えした4つの課題についても、
RPAを活用することで大幅に改善できます。
次回コラムでは、これらの課題を
どのようにRPAが改善するのかご紹介していきますね。
どうぞお楽しみに！
