RPAコラムRPA-COLUMN
RPA導入の5大メリット 〜 書類作成業務をRPAで改善！〜
行政書士の様々な業務の中でも
メインの一つとなる「書類作成業務」。
前回の記事にて、書類作成業務によくある課題・ストレスを
大きく4点お伝えしました。
おそらく多くの事務所様でお心当たりがあるのではないでしょうか。
課題① 同じ項目を違う書類に何度も転記する必要がある
課題② 抜け・漏れ・ミスがあってはならない
課題③ ある程度まとまった時間が必要となる
課題④ 専門性の高いスタッフと一般のスタッフとの間で書類の精度や所要時間に差ができる
※前回の記事はコチラ↓
「書類作成業務4つの課題 〜こんなお悩みありませんか？〜」
実は、これらの課題は、
RPAを活用することで大幅に改善することが可能です！
その結果、様々なメリットが生まれますので、
本日は、その導入の効果をご紹介したいと思います。
メリット① 大量の転記作業から解放される！
通常、申請書等を作成する際、人がコピー＆ペーストを繰り返して、
必要な箇所に必要な情報を転記しているかと存じます。
その際、同じ項目を何度も転記する場面も多く、手間がかかりますよね。
そこで、RPAを活用！
「参照元のデータ（Excelファイル）から必要情報を読み取り、
該当の箇所へ転記する作業を指示通りに繰り返す」
というシナリオを組んでおけば、
人手で作業するのは、参照元となるExcelファイルの準備のみです。
（しかも、そのExcelファイル自体を、
クライアントに直接入力してもらう方法もあります。）
あとの書類作成はRPAが行うため、
単純な転記を大量に繰り返す面倒さやストレスから解放されます。
メリット② 抜け・漏れ・ミスを防げる！
RPAの場合、予め指示された箇所に対して忠実に転記を行うため、
正しくシナリオが組まれてさえいれば、
抜け・漏れ・ミスは基本的に起こりません。
人間は、どんなにベテランであってもミスを100%なくすことは難しいので、
RPAを使うことで確実性が増します。
また、その分チェックの負担も軽くなるため、
「ミスがあってはならない」「見落としてはならない」という不安も軽減されます。
メリット③ 人手による作業時間が5分以下になる！
RPAを活用する場合、人手による作業は、
必要な情報の載ったExcelファイルの準備のみであり、
更に、そのファイルすら直接クライアントに入力をしてもらっていれば、
スタッフが行うのは確認や軽微な修正（半角・全角など）だけで済むため、
所要時間は一般的に5分もかかりません。
RPAを使わない場合、書類の種類にもよりますが、
慣れたスタッフであっても一連の作成に30分前後かかるケースも多く、
それを考えると大幅な短縮です。
もちろんチェックの時間は別途必要ですが、
最終的に仕上がった書類と参照元のExcelファイルを見比べて確認するだけなので、
チェックに要する時間も短く済みます。
メリット④ 作業の精度や所要時間にバラつきがなく、常に質の高い書類を短時間で作成できる。
RPAロボットは、365日24時間、
指示さえあれば忠実にシナリオ通りの動きをしますので、
いつどんなタイミングでも質の高い書類が短時間で出来上がります。
スタッフごとの質のバラツキなどを気にする必要もありませんし、
事務所の代表が書類作成を抱え込むこともなくなります。
また、ベテランスタッフが退職した場合でも、
メイン作業をRPAロボットが行っていれば、
引継ぎもスムーズで、品質や効率の急激な低下を防ぐことが可能です。
いかがでしょうか。
RPA導入により従来の課題点が解決し、
むしろ様々なメリットをもたらすことがおわかりいただけるかと思います。
そして、実はもう一つ、RPA導入による最大のメリットがあるのです！
それがコチラ！
メリット⑤ 削減できた時間を付加価値の高い業務に使うことができる。
RPAの真価が発揮されるのは、
その浮いた時間を「人にしかできない業務」に投資できた時です。
例えば、書類作成をRPAに任せる分、
顧客との対話、リサーチ、提案、コンサルティング業務などに
ゆとりを持って時間を確保することができ、
顧客対応の質を向上させることができます。
人との対話やアイディアを生み出す作業はRPAにはできません。
更に、こうしたRPA活用が進めば、
事務所内の業務効率化、スタッフの研修、経営にまつわる業務、人の採用など、
重要でありながら時間の足りていない分野に時間を投資するキッカケにもなるのです。
このように、RPAと人が共存し、それぞれの得意分野に集中できた時、
事務所の生産性は格段に上がることでしょう。
以上、
RPA導入によるメリットについてお伝えしてまいりました。
RPA活用のイメージは湧いてきましたか？
繰り返しになりますが、RPAを活用することで、
・単純作業からの解放
・抜け・漏れ・ミスの防止
・作業時間の大幅短縮
・質のバラツキ無く、質の高い書類をいつでも作成可能
・削減できた時間を付加価値の高い業務にあてられる
というメリットがあります。
ぜひ皆様もRPAを活用し、
より軽やかに、より生産性の高い状態を目指していただければ幸いです。
なお、弊社RPA「EzRobot」は、
サポート費用など完全無料、月額費用のみでご利用いただけます。
どんな場面で活用できるのか、事務所の環境に合うのか等、
RPAによる自動化にご興味をお持ちの方は、
ぜひお気軽にお問合せください。 お待ちしております！
